Oszczędność tonerów i papieru w biurze – ile możesz zyskać dzięki Brother MPS?

Wiele przedsiębiorstw nie zdaje sobie sprawy, jak duże koszty generuje codzienne drukowanie dokumentów. Tonery, papier, serwis urządzeń oraz czas pracowników składają się na wydatki, które w skali roku mogą wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Według analiz rynku biurowego przeciętna firma drukująca około 10 000 stron miesięcznie zużywa rocznie nawet:

• 120 000 stron papieru,
• 24 ryzy papieru miesięcznie,
• ponad 100 kg papieru rocznie,
• od 10 do 20 tonerów w zależności od modelu drukarki.

Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to koszt od kilku do kilkunastu groszy za każdą wydrukowaną stronę. Przy dużej liczbie dokumentów wydatki bardzo szybko rosną.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów zarządzania drukiem, takich jak MPS (Managed Print Services).

Nadmierne zużycie tonerów i papieru – gdzie firmy tracą najwięcej pieniędzy?

Najczęstsze przyczyny wysokich kosztów druku to:

Niekontrolowane wydruki

Badania pokazują, że nawet 15–20% wszystkich wydrukowanych dokumentów nigdy nie jest wykorzystywanych. Trafiają bezpośrednio do kosza lub archiwum.

Jeśli firma drukuje 120 000 stron rocznie, oznacza to nawet:

• 18 000–24 000 niepotrzebnych wydruków,
• kilka tysięcy złotych wyrzuconych w błoto.

Stosowanie nieodpowiednich materiałów eksploatacyjnych

Wiele firm kupuje tonery dopiero wtedy, gdy urządzenie zgłosi ich brak. Powoduje to:

• przestoje w pracy,
• wyższe ceny zakupu,
• brak kontroli nad kosztami eksploatacji.

Nieefektywna flota drukarek

W wielu biurach znajdują się urządzenia różnych producentów, w różnym wieku i o różnych kosztach eksploatacji. Często starsze drukarki generują nawet 30–50% wyższe koszty wydruku niż nowoczesne urządzenia biznesowe.

Jak ograniczyć zużycie papieru w biurze?

Druk dwustronny jako standard

Automatyczny druk dwustronny pozwala zmniejszyć zużycie papieru nawet o 40–50%.

Przykład:

Firma drukująca 100 000 stron rocznie może ograniczyć zużycie papieru do około 50 000–60 000 arkuszy.

Przy obecnych cenach papieru oznacza to oszczędność nawet kilkuset lub kilku tysięcy złotych rocznie.

Cyfrowy obieg dokumentów

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów znacząco ogranicza konieczność drukowania:

• faktur,
• umów,
• raportów,
• dokumentacji projektowej.

Firmy przechodzące na częściową cyfryzację często zmniejszają liczbę wydruków o 20–30%.

Ustawienie odpowiednich zasad drukowania

Warto wdrożyć:

• druk czarno-biały jako domyślny,
• druk dwustronny jako standard,
• ograniczenie wydruków prywatnych,
• monitoring liczby wydruków użytkowników.

Jak zmniejszyć zużycie tonerów?

Wykorzystanie trybu oszczędzania tonera

Większość nowoczesnych drukarek oferuje funkcję "Toner Save Mode", która pozwala zmniejszyć zużycie tonera nawet o 20–40% przy dokumentach wewnętrznych.

Odpowiedni dobór urządzeń

Nie każda drukarka jest przeznaczona do intensywnej pracy biurowej.

Przykładowo:

• drukarka drukująca 500 stron miesięcznie będzie ekonomiczna w małym biurze,
• przy 10 000 stron miesięcznie jej koszty eksploatacji mogą być nawet dwukrotnie wyższe od urządzenia biznesowego.

Dlatego kluczowe znaczenie ma odpowiedni dobór sprzętu do rzeczywistych potrzeb firmy.

MPS – najskuteczniejszy sposób na ograniczenie kosztów druku

Czym jest MPS?

Managed Print Services (MPS) to kompleksowa usługa zarządzania drukiem, która pozwala kontrolować wszystkie koszty związane z drukowaniem.

W modelu MPS firma płaci za faktycznie wydrukowane strony, a dostawca odpowiada za:

• monitorowanie urządzeń,
• dostarczanie tonerów,
• serwis,
• optymalizację kosztów,
• raportowanie wykorzystania sprzętu.

Ile można zaoszczędzić dzięki MPS?

Analizy wdrożeń pokazują, że przedsiębiorstwa korzystające z MPS ograniczają koszty druku średnio o:

• 20–30% już w pierwszym roku,
• nawet 40% w przypadku nieuporządkowanej floty drukarek.

Przykład:

Firma wydająca rocznie 20 000 zł na drukowanie może po wdrożeniu MPS obniżyć koszty do około:

• 14 000–16 000 zł rocznie.

Oznacza to oszczędność od 4 000 do nawet 8 000 zł każdego roku.

W perspektywie 5 lat daje to:

• od 20 000 do 40 000 zł oszczędności.

Dlaczego warto wybrać MPS od Brother?

Od ponad 25 lat działamy na rynku urządzeń drukujących i rozwiązań dla biznesu. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu pomagamy firmom optymalizować koszty druku oraz wdrażać nowoczesne rozwiązania dokumentowe.

Jesteśmy partnerem marki Brother, jednego z najbardziej cenionych producentów drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych dla biznesu.

Oferujemy profesjonalny model Brother MPS, który zapewnia:

• stałą kontrolę kosztów,
• automatyczne dostawy tonerów,
• zdalny monitoring urządzeń,
• szybki serwis,
• przewidywalne miesięczne wydatki.

Co ważne, sami korzystamy z modelu Brother MPS w naszych drukarkach wykorzystywanych na potrzeby działalności sklepowej. Dzięki temu doskonale znamy korzyści tego rozwiązania nie tylko od strony dostawcy, ale również użytkownika.

Brother MPS a tradycyjny zakup tonerów – porównanie

Dla większości firm oznacza to nie tylko niższe koszty, ale również większy komfort pracy i brak niespodziewanych wydatków.

Podsumowanie

Ograniczenie zużycia tonerów i papieru w biurze nie musi oznaczać rezygnacji z wygody pracy. Wdrożenie odpowiednich zasad drukowania, nowoczesnych urządzeń oraz usługi MPS Brother pozwala znacząco zmniejszyć koszty eksploatacji i zwiększyć efektywność całej firmy.

Jeżeli chcesz sprawdzić, ile Twoja firma może zaoszczędzić na drukowaniu, skontaktuj się z nami. Od ponad 25 lat pomagamy przedsiębiorcom optymalizować koszty druku, wdrażamy rozwiązania Brother MPS i korzystamy z nich również we własnej działalności. Chętnie przygotujemy bezpłatną analizę obecnych kosztów oraz pokażemy, jakie oszczędności możesz osiągnąć już w najbliższych miesiącach.